Política de privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD - TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Happy Sapiens S.A.S. - NIT: 901985076-4

PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS

Happy Sapiens S.A.S., sociedad legalmente constituida, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. e identificada con NIT. 901985076-4, en adelante "LA EMPRESA", adopta la presente política.

NORMATIVA:

Art. 15 Constitución Política de Colombia. Ley 1581 de 2012. Decreto 1074 de 2015, Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Ley 1266 de 2008 adicionada y modificada por la Ley 2157 de 2021. Decreto 090 del 2018. Circular externa 006 de 2022. Ley 2300 de 2023.

DEFINICIONES:

Para la presente política se tendrán en cuenta los parámetros establecidos en las normas antes mencionadas, las condiciones generales para la protección de datos y las definiciones de los conceptos básicos en materia de habeas data.

DATOS SENSIBLES:

Los datos sensibles están definidos en la norma. LA EMPRESA podrá hacer uso y tratamiento de estos datos cuando: El Titular haya dado su autorización explícita (anterior y escrita) para dicho tratamiento. El tratamiento sea necesario para salvaguardar los derechos fundamentales del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. El tratamiento sea efectuado por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro. El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho dentro de un proceso judicial. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - BASES DE DATOS DE LA EMPRESA:

FINALIDADES GENERALES:

- Desarrollo del objeto social, cumplimiento de disposiciones legales y obligaciones contractuales.

- Cumplimiento de órdenes y requerimientos de autoridades estatales y particulares.

- Cumplimiento y determinación de políticas empresariales.

- Verificación de identidad y ubicación.

- Gestiones legales, administrativas, contables o judiciales.

- Desarrollo de actividades de responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios.

- Comunicación y contacto para el envío de información, publicidad o notificaciones legales a los titulares.

- Consultas y reportes a entidades públicas o particulares, o ante las centrales de riesgos.

- Actividades de control interno y auditorías.

- Vigilancia, monitoreo, control y seguridad de los establecimientos.

- Compartir información con aliados estratégicos para darle gestión a la necesidad del titular.

- Consulta para prevención y control de LA/FT/FPADM.

- Realizar la transmisión o transferencia de datos personales a entidades privadas nacionales y/o internacionales.

FINALIDADES ESPECÍFICAS - PROVEEDORES/CONTRATISTAS/ALIADOS:

- Cumplimiento de la normatividad vigente o de órdenes expedidas por las autoridades competentes.

- Verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección para nuevas relaciones contractuales.

- Verificación de la competencia técnica, profesional, personal y de aspectos de salud ocupacional.

- Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida.

- Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con colaboradores.

- Transmisión de los datos contenidos en esta base de datos a un tercero cuando resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas.

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Y RELACIONES LABORALES:

La finalidad del tratamiento de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la Empresa se limita a: clasificación, almacenamiento, archivo de los Datos Personales; entrega de la información a terceros encargados de los procesos de selección; verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos. En caso de que la empresa contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los Datos podrían ser transferidos a los países donde estén los centros de datos del servicio.

ACCIONISTAS:

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de LA EMPRESA se considerará información reservada. El acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son: Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista. Envío de invitaciones a eventos programados por LA EMPRESA. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con LA EMPRESA.

CLIENTES Y USUARIOS:

- Verificar antecedentes comerciales y eventuales riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

- Vincular jurídica y comercialmente al cliente.

- Formalizar el relacionamiento contractual y gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos.

- Gestionar las labores logísticas y de cumplimiento legal.

- Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, así como la atención oportuna de PQRS.

- Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados.

- Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos de mercadeo.

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO:

La recolección, almacenamiento, uso, o eliminación de datos personales por parte de LA EMPRESA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitio web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta y verificación.

CANALES DE COMUNICACIÓN, HORARIOS Y PERIODICIDAD:

LA EMPRESA podrá ejecutar las comunicaciones de carácter comercial, publicitario y de cobranza, mediante los canales de comunicación autorizados por los TITULARES. Los horarios en los cuales se harán las comunicaciones serán de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm y los sábados de 8:00 am a 3:00 pm. LA EMPRESA podrá contactar a los titulares por un solo canal de comunicación a la semana y máximo una vez al día, según el artículo 3 de la Ley 2300 de 2023.

PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES:

LA EMPRESA dispondrá de mecanismos para que el titular, o quien represente sus derechos, formulen las consultas o reclamos respecto de sus datos personales. Estas consultas y/o reclamos deberán contener como mínimo: El nombre y documento de identificación del titular. Una descripción de los hechos que dan lugar a la consulta y/o reclamo. Indicar los datos de contacto, número de identificación y la dirección física y electrónica del reclamante.

Términos de respuesta:

- Trámite de Consultas: Término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo. El término adicional NO podrá superar los cinco (5) días hábiles.

- Trámite de Reclamos: Término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo. El término adicional NO podrá superar los ocho (8) días hábiles.

- Reclamaciones en casos de suplantación de identidad: Término máximo de diez (10) días hábiles.

HÁBEAS DATA FINANCIERO Y DERECHOS DE LOS TITULARES (LEY 1266 DE 2008 Y LEY 2157 DE 2021):

Se aplica a todos los datos personales financieros, crediticios, comerciales y de servicios tratados por El Responsable. Los principales derechos que tienen los titulares de la información son los de conocer, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales que hayan sido recolectados.

TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL Y NACIONAL DE DATOS:

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior o a encargados cuyo domicilio sea Colombia, el titular autoriza expresamente con la aceptación de la presente política para que LA EMPRESA transfiera o transmita su información personal a terceros, únicamente para las finalidades mencionadas en la presente política.

VIGENCIA:

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación. LA EMPRESA podrá modificar el presente documento como parte del cumplimiento de los mandatos legales. En caso de cambios se darán a conocer a través del sitio web de Happy Sapiens S.A.S.